Le mentorat en 8 questions : une entrevue avec l'expert Yvon Chouinard

Lyne Maurier et moi-même, en plus d’être cofondatrices d’Élo sommes à la barre d’Academos, un organisme qui offre une application de mentorat virtuelle pour aider les étudiants dans leur choix de carrière depuis 19 ans. Depuis deux ou trois ans, nous recevons de plus en plus de demandes d’organisations professionnelles et d’entreprises à la recherche de solutions numériques de mentorat. On nous appelle presque en nous demandant : « Nous aussi on veut faire du mentorat avec nos employés… Y’a-tu une app pour ça? ».  Nous avons voulu valider si cette effervescence mène à de réels programmes de mentorat. Quels sont les défis que rencontrent les organisations qui se lancent dans le mentorat?  Quelles sont les bonnes pratiques et les ressources disponibles pour la mise en œuvre du mentorat?

Pour y voir plus clair nous avons interviewé un expert, Yvon Chouinard, le président de Mentorat Québec, une association dont la mission est de favoriser et promouvoir la culture mentorale au Québec. Comme coach exécutif et chef de pratique pour le Groupe Pauzé de Montréal, monsieur Chouinard est spécialisé en mentorat. À ce titre, il contribue à l’implantation de programmes de mentorat dans les organisations en plus de former les mentors et les mentorés.

Le mentorat une pratique en croissance dans les organisations

Est-il vrai d’affirmer que le marché du mentorat au Québec et ailleurs est en croissance?

Il est difficile de quantifier la croissance du marché du mentorat au Québec, car nous n’avons vraiment aucune donnée valide à ce sujet, mais mon expérience sur le terrain me dit qu’il y a effectivement une prolifération de programmes de mentorat dans à peu près tous les secteurs de l’activité économique et sociale. D’autre part, à Mentorat Québec, nous recevons beaucoup de demandes d’information de personnes qui veulent se trouver un mentor et d’autres qui souhaitent explorer les avantages d’un programme de mentorat pour leur organisation ou association. Nous voyons aussi plusieurs organisations professionnelles développer des programmes de mentorat pour leurs membres. Les programmes de mentorat féminin n’ont jamais été aussi nombreux.

Comment expliquez-vous cette tendance ? Qu’est-ce qui motive les organisations à mettre sur pied de nouveaux programmes ou à élargir leur programme à un plus grand nombre d’individus ?

Actuellement, la principale préoccupation des organisations est de recruter du personnel, de l’intégrer et de le retenir. Le mentorat est un moyen très efficace et peu coûteux pour accompagner les nouvelles recrues. En leur donnant un mentor, on leur permet de s’intégrer plus facilement à l’organisation durant une plus longue période au lieu de leur donner une simple journée d’orientation comme c’était le cas jusqu’à maintenant. En comprenant mieux la culture organisationnelle, la probabilité qu’ils l’adoptent et lui restent fidèles augmente de manière significative.

De plus, nous assistons au phénomène annoncé il y a plusieurs années, mais qu’on ne semblait pas vraiment prendre au sérieux jusqu’à maintenant, des départs massifs à la retraite des baby-boomers qui s’apprêtent à quitter avec des connaissances et des expériences très précieuses pour les organisations. Plusieurs programmes de mentorat organisationnel ont pour but de capter ces connaissances et ces expériences avant que les gens partent afin de les transmettre aux plus jeunes.

Et qu’en est-il du milieu associatif et de l’entrepreneuriat ?

Le domaine de l’entrepreneuriat n’a jamais eu autant de programmes de mentorat dans toutes les régions du Québec. Nous voyons aussi des programmes de mentorat d’intégration des immigrants connaître beaucoup de succès.

Nous voyons aussi un grand nombre de programmes qui sont offerts dans les associations professionnelles pour des facteurs comme la promotion des carrières, l’intégration professionnelle ou dans les métiers à prédominance masculine, l’accès des femmes à des postes décisionnels dans une optique de parité, etc.

Finalement, il y a des programmes existants qui veulent offrir du mentorat à un plus grand nombre de personnes, car on réalise que le développement d’une culture mentorale est bénéfique pour les organisations, en réduisant entre autres les silos entre les départements et les gens.

Quelles démarches et quelles solutions sont généralement mises en œuvre par les organisations pour démarrer ou élargir un programme ?

La grande majorité des programmes de mentorat n’ont pas de grands moyens. Certains ne comptent que sur des bénévoles, dans les associations par exemple. Dans un sens, cela reflète largement la philosophie du mentorat qui est fait de manière volontaire, gratuite et confidentielle. Généralement, on ne souhaite pas en faire un processus de ressources humaines, et à la base, je suis d’accord avec cette approche, car j’ai vu des programmes de mentorat être refusés par des dirigeants qui les voyaient justement comme un autre processus RH.

Alors, ce que nous observons beaucoup, ce sont des programmes avec 10-15 dyades au départ et un coordonnateur ou coordonnatrice qui y consacre 20-25 % de son temps. Dans les programmes qui possèdent plus de moyens, nous constatons qu’arrivés à 20-25 dyades, on commence à utiliser des outils de gestion numériques pour former les dyades et en faire le suivi. Cela va de fichiers Excel jusqu’à des applications développées à l’interne. Mais cela demeure des outils relativement simples.

Plusieurs ont développé des intranets dédiés à leur programme de mentorat où les mentorés peuvent aller voir le profil des mentors et faire part de leurs préférences quand ils veulent choisir un mentor. On y ajoute souvent des informations de base sur le programme et les différentes notions reliées au mentorat et à la relation mentorale.

De plus grandes organisations ont tout simplement intégré un module de gestion de programmes de mentorat et de coaching du fournisseur de leur système général de gestion des ressources humaines. Ce qui est évidemment logique.

Des défis et des solutions pour la gestion du mentorat

Quels sont les principaux avantages et inconvénients de ces solutions ?

La question des coûts est toujours une préoccupation pour les organisations. Donc, généralement, les systèmes de gestion des programmes de mentorat ne viennent pas automatiquement avec l’implantation du programme. D’abord, on fait la bonne chose, qui est de tester son modèle de mentorat avec un projet pilote auprès d’une petite population ciblée, avec des moyens relativement légers.

Bien sûr, si une organisation n’a pas l’intention d’élargir son programme à une plus grande population, ou simplement parce que la taille de l’organisation ne justifie pas un programme de mentorat plus élaboré, gérer son programme de mentorat avec des outils développés à l’interne est une solution absolument acceptable. Évidemment, il faut compter sur un coordonnateur qui est assez discipliné pour tenir à jour les informations essentielles, si l’on veut par exemple, en faire éventuellement l’évaluation. Mais, il y a toujours un risque d’essoufflement.

Cependant, les plus grandes organisations ou associations qui veulent éventuellement offrir leur programme de mentorat à un grand nombre de personnes, la gestion du programme peut devenir lourde si on compte 25 dyades et plus. Le temps requis en termes de personnel varie selon que le programme prévoit un niveau d’interactions personnelles élevé (« high touch ») ou s’il y a peu d’interactions personnelles (« low touch »), mais dès qu’on commence à utiliser presque une personne à temps plein pour la gestion du programme, il est préférable de considérer une solution technologique.

Non seulement une solution technologique ouvre les portes du programme à un beaucoup plus grand nombre de dyades, mais elle permet aussi aux participants d’être plus autonomes et de se joindre au programme à n’importe lequel moment. En effet, avec un programme géré manuellement, généralement on utilise l’approche des cohortes dont toutes les dyades débutent et se terminent en même temps, afin de faciliter la gestion du processus. La formation des mentors et des mentorés est aussi donnée en même temps pour les mêmes raisons. Une approche technologique peut offrir de la formation en mode e-learning accessible en tout temps.

Vous arrive-t-il de rencontrer des entreprises qui renoncent à mettre en place un programme de mentorat ? Si oui, quels sont les principaux facteurs qui expliquent ce choix ?

Comme je le mentionnais plus tôt, j’ai déjà vu des entreprises hésiter à implanter ou refuser d’implanter des programmes de mentorat, car à mon avis, on a « mal vendu » le concept aux dirigeants. Je suis toutefois au courant d’organisations qui souhaiteraient implanter un programme de mentorat à grande échelle et offert à des milliers de personnes ne pas le faire jusqu’à maintenant, car elles recherchent la solution technologique qui leur permettrait de le faire de manière efficace. Pensons à des programmes de mentorat où l’on souhaite que d’anciens diplômés universitaires (qu’on appelle les « alumni ») mentorent de futurs finissants. Il est impensable de gérer de tels programmes sans une armée de personnes.

Que faudrait-il faire pour mieux répondre à leurs besoins ?

Un logiciel capable de gérer un grand nombre de participants est la seule voie raisonnable, à mon avis.

Je le dis pour les programmes de grande taille, mais tous les programmes de mentorat, peu importe leur taille, auraient avantage à utiliser un logiciel de gestion spécifique pour leur programme, afin de faciliter la tâche du coordonnateur certes, mais aussi pour faire un suivi plus rigoureux de leur programme à court, moyen et même long terme. Les données recueillies avec le temps deviennent des informations précieuses pour justifier le maintien du programme et en démontrer les bénéfices tangibles. Pensons au suivi de l’évolution des carrières, au taux de rétention du personnel, etc.  

Des ressources pour les organisations qui souhaitent implanter du mentorat

En terminant, avez-vous des suggestions de lectures particulièrement utiles pour une organisation qui envisage le mentorat ?

Si vous souhaitez quelque chose de court, le livre de Norman Cohen « A Step-by-Step Guide to Starting an Effective Mentoring Program » peut s’avérer utile. Plus complet il y a l’ouvrage que Nadine Klasen a écrit avec le grand expert en mentorat David Clutterbuck et intitulé « Implementing Mentoring Schemes. »  Dans le même esprit, il y a finalement l’ouvrage de Tammy Allen et associés « Designing Workplace Mentoring Programs ».

D’un autre côté, je comprends que les gens ne veulent pas nécessairement devenir des experts en mentorat. C’est pourquoi sur le site de Mentorat Québec, les membres ont un accès privilégié à différents documents d’information afin de les guider dans le démarrage de leur programme de mentorat.

Malheureusement, le guide en français reste à écrire. Cela faisait partie de mes plans cette année, mais j’ai été trop occupé comme président de Mentorat Québec et comme consultant en mentorat.

Nous attendons évidemment ce guide en français avec impatience ! Fait à souligner, deux des trois ouvrages recommandés par Yvon Chouinard ont fortement inspiré la conception et le fonctionnement d’Élo.