Comment structurer une rencontre de mentorat?
Comment structurer vos rencontres de mentorat? Les clés du succès d’une rencontre efficace et utile se retrouvent à travers 4 étapes réparties en différents piliers de temps. Nous vous les présentons dans cet article.
Étape 1 : Prise de contact personnelle et professionnelle
Il est important de commencer chaque rencontre en prenant des nouvelles de son interlocuteur : « Comment ça va ? », « Comment se sont passées les dernières semaines depuis le dernier échange? », etc. Ces simples questions vous permettent de comprendre (en tant que mentor ou mentoré) les préoccupations actuelles de votre interlocuteur et l’état dans lequel il se trouve. De plus, c’est à cette étape qu’il vous faut clairement définir les attentes de l’un et de l’autre et le but de la rencontre. Bref, le but ici est de jeter les bases de la rencontre et d'assurer des échanges conviviaux et fructueux.
Étape 2 : Discuter des enjeux ou défis
Après avoir pris le pouls de chacun, il s'agit de vous concentrez sur le cœur de la séance de mentorat. Si vous êtes mentoré, abordez les sujets prioritaires. Pour vous aider à savoir si vous devez aborder tel sujet ou discuter de tel point avec votre mentor, posez-vous ces questions : « Si j’avais juste une rencontre de 20 minutes, est-ce que je devrais parler de… ? », « Si la séance se termine et que je n’aborde pas le point Y, est-ce que cela aura un impact sur mes défis actuels?». Si vous êtes mentor, assurez-vous de ne pas oublier de poser les questions les plus importantes.
Étape 3 : Ajuster les priorités
Après avoir discuter des défis actuels ensemble. C’est le moment idéal pour faire un point sur les objectifs et les priorités fixés. Questionnez vous ensemble si vous souhaitez les maintenir, s’il faut les adapter ou s’il est préférable de les changer. Pour cela, basez-vous sur les besoins actuels du mentoré et acceptez de mettre de côté un objectif s’il n’est plus utile pour le moment.
Étape 4 : Faire un résumé de la séance
Faites un retour sur ce qui vient d’être dit, fait et décidé en plus d'une rétroaction de la rencontre. La rencontre a-t-elle répondu à vos attentes respectives?
Optimisez les rencontres en déterminant les suivis et les actions que vous devrez accomplir l’un et l’autre d’ici votre prochain rendez-vous. Vous gagnerez du temps et atteindrez plus rapidement vos objectifs.
Déterminez la date, l’heure, le format et le thème à aborder. Si vous apportez des changements, prévenez rapidement l'autre personne.
Bon mentorat!
Source: Chouinard, Y. (2016, 22 novembre). ÊTRE MENTOR(E) L’art de la transmission et de l’accompagnement. Programme de mentorat. http://www.portailrh.org/mentorat/documentation/mentors/Formation_Mentors_20161122_MEC.pdf