Comment collaborer à distance avec son équipe: nos outils préférés

Maintenant que vous êtes bien installé chez vous en télétravail avec un semblant de routine (plus de conseils ici!), parlons des outils technologiques qui peuvent vous être utiles pour pallier à la distance avec vos collègues!

Si, il y a quelques semaines, vous pouviez encore demander de vive voix à votre voisin de bureau de vous envoyer un document ou de vous rafraîchir la mémoire une énième fois sur une formule Excel. Aujourd’hui, évidemment, tout ça n’est plus possible.

Comme dans tout type de relation, la clé est la communication, pour d’une part que chacun soit productif malgré la situation, mais aussi pour éviter les malentendus.

Les messageries instantanées

Les courriels sont indispensables dans la communication interentreprises, mais au sein d’une même compagnie ou d’une équipe, les messages instantanés peuvent être bien plus efficaces.

Chez Élo, nous utilisons Slack qui est sûrement l’un des services les plus connus. Cet outil vous permet d’ajouter un grand nombre de participants gratuitement et de créer différents canaux par thématique (ex: #marketing ou #rh) afin que chaque discussion à plusieurs n’incluent que les personnes vraiment concernées. Slack est aussi pratique pour échanger directement avec un collègue de manière moins formelle et plus rapide qu’un courriel (par exemple, pour échanger des captures d’écran de formules Excel).

D’autres alternatives existent comme Microsoft Teams, Spike ou encore Fleep, mais nous ne les avons pas testées.

Les messages c’est bien, mais la vidéo c’est mieux!

Même si ça vous manque de voir la binette de vos collègues à journée longue, il faut résister à la tentation de passer la journée entière en vidéoconférence. Toutefois, pour des demandes un peu plus complexes ou pour des réunions, échanger de vive voix évite les confusions et permet par la même occasion de briser un peu l’isolement (tout en respectant le confinement)!

Si vous utilisez Google Agenda, il y a un lien “hangout” sur tous les événements qui y sont présents, chacun des participants n’a qu'à cliquer sur ce lien pour rejoindre la vidéoconférence.

Skype ou Zoom (qui semble toutefois avoir des petits problèmes de sécurité) sont d’autres alternatives populaires.

Pour la gestion de tâches

Autant pour le système de messagerie nous trouvons unanimement slack parfait, autant pour les logiciels de gestion de projet chacun a ses préférés!

Asana est un outil très efficace et populaire chez beaucoup de professionnels en marketing. Trello, qui a beaucoup d’adeptes chez nos amis d’Academos, est très utile pour les projets de longue haleine ou impliquant beaucoup d’intervenants. Pour ce qui est de la gestion de plus petites tâches comme une “to-do list”, certains ont récemment adopté Slash et aiment les gifs qui apparaissent à chaque fois qu’on finit une tâche. Pour un outil qui fait tout ça, on vous conseille d’essayer le très malléable Notion, dont l’expérience utilisateur est assez accessible.

La plupart de ces outils offrent la possibilité d’essayer gratuitement avec quelques restrictions, ce qui suffit souvent pour des petites organisations ou de petites équipes.

Une discussion avait d’ailleurs été lancée à ce sujet sur Élo, alors n’hésitez pas à intervenir.

Pour le partage et stockage de documents

Ici, il y a différents choix, mais tous des mastodontes bien connus.

Dropbox, Onedrive ou encore Google Drive, sont des services utilisés par toutes les compagnies ou presque qui n’ont pas forcément de serveur local. Bien que chacun offre quelques Go de stockage gratuitement, il faudra sans doute débourser un peu d’argent afin d’avoir un stockage suffisant pour pouvoir travailler correctement.

Et vous, quels sont les outils que vous utilisez au quotidien lors de ce confinement?